【チェックリストあり】オフィスや事務所の移転の進め方｜必要な手続きも

「オフィスを移転したいけれど、何から手をつければいいのかわからない

そのようなお悩みをお持ちの担当者様も、少なくありません。

本記事では、移転計画の立て方から行政への届出・住所変更の手続きまで、ご説明します。

オフィス・事務所移転の一般的な流れ

オフィスや事務所の移転は、計画から完了まで通常6ヵ月〜1年以上かかる大規模なプロジェクトです。

各STEPを順番に押さえておくことで、抜け漏れを防ぎスムーズな移転が実現できます。

STEP1：移転計画の策定と目的の明確化

まず「なぜ移転するのか」という目的を明確にすることが、最初の一歩です。

「組織拡大による増床」「コスト削減のための縮小移転」「交通利便性の向上」など、移転する理由によって物件選定の優先順位が変わります。

このため、目的を明確にしたうえで、移転の希望時期・予算・移転先エリアの条件を社内で合意形成しておきましょう。

また、この段階でプロジェクトリーダーと担当チームを決め、スケジュール全体を俯瞰できる体制を整えることが重要です。

STEP2：現オフィスの解約予告と原状回復の確認

現在のオフィスを退去するにあたり、賃貸借契約書を確認して解約予告期間を把握しましょう。

一般的にオフィス物件は6ヵ月前までの解約予告が必要なケースが多く、予告が遅れると余分な賃料が発生する可能性があります。

また、退去時には「原状回復義務」が生じるため、入居時の状態に戻すための工事費用を見積もっておくことも大切です。

なお、スケルトン渡し（内装をすべて撤去した状態）が条件となっている物件では、内装撤去費用が高額になる場合があります。

STEP3：新オフィスの物件選定と賃貸借契約の締結

移転の目的・条件を踏まえ、複数の候補物件を比較検討します。

この際、立地・交通アクセス・賃料・延床面積・設備・ビルグレードなど、多角的な観点から評価しましょう。

また、内見を実施し、レイアウトの可能性や空調・電源容量なども確認することが重要です。

候補を絞り込んだら賃貸借契約の交渉に入り、フリーレント期間の設定や原状回復範囲の明確化なども積極的に交渉することをおすすめします。

STEP4：オフィスレイアウトの設計と内装業者の選定

新オフィスの広さや形状に合わせて、ゾーニング（執務エリア・会議室・受付・休憩スペースなど）を設計します。

この際、社員数や働き方（テレワーク併用・フリーアドレスなど）を考慮したレイアウトにすることが、移転後の生産性の向上につながります。

なお、内装工事を依頼する業者を選ぶ際は複数社から相見積もりを取り、工期・費用・実績を比較して選定しましょう。

STEP5：各種インフラ・IT環境の構築と什器の手配

新オフィスでの業務開始に向け、電話・インターネット・LAN配線などのIT環境を整備します。

工事が必要な場合は、工期に余裕を持って早めに発注することが重要です。

また、現在使用している什器（デスク・チェア・棚など）の移設可否を確認し、新規購入が必要なものはリストアップして手配します。

コピー機・複合機などのリース契約も、移転先の住所で変更手続きが必要です。

STEP6：行政機関などへの各種届出と住所変更の手続き

法人の住所が変わると、登記・税務・社会保険・消防など多岐にわたる行政手続きが発生します。

それぞれ提出先・期限・必要な書類が異なるため、チェックリストを作成して漏れなく対応することが求められます。

特に登記変更（本店移転登記）は法的義務であり、移転後2週間以内の申請が必要です。

各種手続きの詳細は、後述の一覧表をご参照ください。

STEP7：旧オフィスからの搬出と新オフィスへの搬入

引越し業者（オフィス移転専門の業者）を選定し、搬出・搬入の日程を確定させます。

移転の当日に業務を止めないよう、事前に社員への周知と準備を徹底しましょう。

搬入後はIT機器の設置・動作の確認、什器の配置の確認を速やかに行い、翌営業日から問題なく業務が開始できる状態を目指します。

なお、ビルの搬入制限（時間帯・エレベーターの使用ルールなど）も事前に確認が必要です。

STEP8：移転完了後の業務開始と事後フォローアップ

移転後は、インフラ・IT機器の動作の確認・設備不具合の確認などを実施します。

取引先・金融機関・各種サービスへの住所変更が完了しているかを再チェックし、名刺・封筒・ホームページなどの制作物も更新しましょう。

また、社員からの不満や要望を収集し、レイアウトの微調整や備品の追加発注など、快適なオフィス環境づくりのためのフォローアップを継続することが大切です。

オフィス・事務所移転の手続きチェックリスト

移転プロジェクトの抜け漏れを防ぐために、時系列でタスクを整理したチェックリストを作成しました。

一般的に必要なことのみを記載しているため、社内で最終確認を行いましょう。

オフィス・事務所移転の6ヵ月前までにやること

オフィス・事務所移転の6ヵ月前は、移転プロジェクトの根幹となる計画・準備フェーズです。

ここでの判断が、移転全体の質を左右します。

□ 移転の目的・方針を社内で決定し、経営層の承認を得る
□ 移転プロジェクトの担当者（リーダー・チームメンバー）を選定する
□ 移転の希望時期・予算・エリアなどの条件を整理する
□ 現オフィスの賃貸借契約書を確認し、解約予告期間を把握する
□ 解約予告を貸主（オーナーまたは管理会社）へ通知する
□ 原状回復の範囲・費用を確認し、退去工事の概算見積もりを取得する
□ 新オフィスの候補物件をリストアップし、内見・比較検討を行う
□ 候補物件の賃貸借条件（賃料・フリーレント・敷金など）を交渉する
□ 移転先物件の賃貸借契約を締結する

オフィス・事務所移転の3ヵ月前までにやること

移転先物件の契約締結後は、内装・インフラ・什器など実務的な準備が本格化します。

□ 新オフィスのレイアウト設計（ゾーニング・動線計画）を行う
□ 内装工事業者を選定し、施工契約を締結する
□ 電話・インターネット・LAN配線などIT環境の設計と業者の選定を行う
□ 電気・ガス・水道の利用開始の申し込みを行う
□ 引越し業者を複数社から相見積もりを取り選定する
□ 移転に伴う什器・備品の移設リストと新規購入リストを作成する
□ コピー機・複合機などのリース契約について移転手続きを開始する
□ 社員へ移転概要（場所・日程・交通アクセス）を周知する

オフィス・事務所移転の1ヵ月前までにやること

オフィス・事務所移転の1ヵ月前は、手続き・通知関係が集中する時期です。

漏れがないよう一つひとつ確認しましょう。

□ 取引先・顧客・金融機関へ移転挨拶状（案内状）を送付する
□ 郵便局へ転送届（転居届）を提出する
□ 各種銀行・クレジットカード会社へ住所変更の手続きを行う
□ 加入している火災保険・賠償責任保険の契約内容の変更手続きを行う
□ 名刺・封筒・会社案内など制作物の住所変更・発注を行う
□ 自社ホームページ・SNS・Googleビジネスプロフィールの住所を更新する
□ 内装工事・IT工事の進捗を確認し、完了スケジュールを調整する
□ 引越し業者との搬出・搬入の最終日程・手順を確認する

オフィス・事務所移転の当日までにやること

オフィス・事務所移転直前の最終確認フェーズです。

当日に慌てることがないよう、事前準備を徹底しましょう。

□ 荷物・什器の梱包・ラベリングを完了させる
□ 旧オフィスの貸主へ鍵の返却方法・日程を最終確認する
□ 新オフィスのビルへ搬入ルール（時間・エレベーター使用など）を確認する
□ IT機器（PC・サーバー・複合機など）の移設・設置手順をまとめておく
□ 移転当日のタイムスケジュールと担当割を全員に周知する
□ 緊急連絡先（引越し業者・内装業者・IT業者）をリストアップしておく

オフィス・事務所移転後にやること

移転完了がゴールではありません。

オフィスや事務所を移転した後は、行政手続きや事後確認を速やかに行いましょう。

□ 本店移転登記申請書を法務局へ提出する（移転後2週間以内）
□ 税務署・都道府県税事務所・市区町村役場へ異動届出書を提出する
□ 年金事務所へ適用事業所所在地名称変更届を提出する
□ 労働基準監督署・ハローワークへ労働保険・雇用保険の変更届を提出する
□ 消防署へ防火対象物使用開始届出書を提出する（使用開始7日前まで）
□ IT環境・電話・インターネットの動作確認を実施する
□ 什器・備品の配置確認と不足品の追加発注を行う
□ 旧オフィスの原状回復工事の完了・立会い確認を行う
□ 取引先・社員へ移転完了の最終報告を行う

オフィス・事務所移転に必要な手続き一覧

先述のとおり、移転に伴う行政・インフラ・各種サービスへの手続きは多岐にわたります。

提出先・期限・必要書類を正確に把握し、抜け漏れのない対応を心がけましょう。

登記・税務関連の手続き

最初に、登記・税務関連の手続きについて解説します。

本店移転登記申請書

項目	内容
提出先	法務局（移転先管轄の登記所）
提出期限	移転後2週間以内
必要書類	本店移転登記申請書、株主総会議事録または取締役会議事録（定款変更を伴う場合）、定款、収入印紙

本店移転登記は会社法上の義務であり、期限を過ぎると過料が科される場合があります。

なお、管轄の法務局が変わる場合（管轄外移転）は手続きが複雑になるため、司法書士への依頼も検討しましょう。

異動届出書・給与支払事務所等の移転届出書

項目	内容
提出先	原則として、移転前の所在地を所轄する税務署
提出期限	移転後速やかに
必要書類	異動届出書（法人税・消費税用）、給与支払事務所等の開設・移転・廃止届出書

税務署への届出は、法人税・消費税の申告先が変わるため重要な手続きです。

なお、旧住所の税務署に届出が必要である点に注意が必要です。

事業所設置・移転届出書

項目	内容
提出先	都道府県税事務所・市区町村役場（法人住民税・事業税の申告先）
提出期限	移転後速やかに（自治体により異なる）
必要書類	事業所設置・移転届出書（自治体所定の様式）

地方税（法人住民税・事業税）の申告先も、住所変更とともに変更が必要です。

各自治体によって様式・期限が異なるため、事前に新住所管轄の都道府県税事務所・市区町村役場に確認しましょう。

社会保険・労働保険関連の手続き

続いて、社会保険・労働保険関連の手続きについて解説します。

適用事業所所在地名称変更届

項目	内容
提出先	新住所管轄の年金事務所
提出期限	変更から5日以内
必要書類	適用事業所所在地・名称変更届（健康保険・厚生年金保険用）、登記事項証明書（法人の場合）

これは、健康保険・厚生年金保険の適用事業所として登録されている情報を変更する手続きです。

なお、管轄の年金事務所が変わる場合は、旧管轄の事務所に届出が必要とされています。

労働保険所在地変更届

項目	内容
提出先	新住所管轄の労働基準監督署
提出期限	変更後速やかに
必要書類	労働保険名称・所在地等変更届

労働保険所在地変更届は、労働保険（労災保険・雇用保険）の事業所情報を変更する手続きです。

管轄の労働基準監督署が変わる場合は、旧管轄署を通じて新管轄署へ届け出る必要があります。

雇用保険事業主事業所各種変更届

項目	内容
提出先	新住所管轄のハローワーク（公共職業安定所）
提出期限	変更の翌日から起算して10日以内
必要書類	雇用保険事業主事業所各種変更届、登記事項証明書

雇用保険事業主事業所各種変更届は、雇用保険の事業主情報（所在地・名称）を変更する手続きです。

この際、ハローワークへの届出を忘れると、雇用保険に関する各種手続きに支障が生じる場合があるため、早めに対応しましょう。

警察・消防関連の手続き

続いて、警察・消防関連の手続きについて解説します。

防火対象物使用開始届出書

項目	内容
提出先	新住所管轄の消防署
提出期限	使用開始の7日前まで
必要書類	防火対象物使用開始届出書、平面図・立面図、消防用設備の設置図面

新オフィスを使用開始する前に、消防署への防火対象物使用開始届出書の届出が義務付けられています。

なお、内装工事を伴う場合は、別途「防火対象物工事等計画届出書」の提出も必要です。

火を使用する設備などの設置届

項目	内容
提出先	新住所管轄の消防署
提出期限	設備設置前（設置の10日前まで等、自治体により異なる）
必要書類	火を使用する設備等の設置届出書、設備の仕様書・配置図

ガスコンロや業務用加熱機器など、火を使用する設備を設置する場合に必要な届出もあります。

社員食堂・給湯室などに該当する設備がある場合は、確認が必要です。

道路使用許可申請書（搬入作業で道路を占有する場合）

項目	内容
提出先	管轄の警察署
提出期限	所轄警察署へ原則7日前までを目安に申請 （自治体・内容により異なるため早めに相談）
必要書類	道路使用許可申請書、作業場所付近の地図、作業内容の説明書類

引越しトラックの停車や搬出入作業で道路を一時的に占有する場合は、警察署への申請が必要です。

引越し業者が代行してくれるケースもありますが、事前に確認しておきましょう。

自動車保管場所証明申請書

項目	内容
提出先	管轄の警察署
提出期限	原則として住所が変更されてから15日以内(自治体により異なる場合もある)
必要書類	自動車保管場所証明申請書、保管場所の所在図・配置図、使用承諾証明書または自認書

会社名義の社用車がある場合、使用の本拠地（事務所の住所）が変わるため、車庫証明（自動車保管場所証明書）の取り直しが必要です。

インフラ・通信関連の手続き

続いて、インフラ・通信関連の手続きについて解説します。

電話回線の移転・新設および番号ポータビリティの確認

項目	内容
手続き先	現在契約中の電話会社
対応時期	移転の1〜2ヵ月前までに申し込み
必要な確認事項	電話番号の引き継ぎ可否（番号ポータビリティ）、回線工事の有無、工事費用

固定電話番号をそのまま引き継げるかは、移転先のエリアや電話会社によって異なります。

また、電話番号が変わる場合は、取引先への通知が必要になるため、早めに確認しましょう。

インターネットプロバイダへの移転連絡と開通工事予約

項目	内容
手続き先	契約中のインターネットプロバイダ・回線事業者
対応時期	移転の2〜3ヵ月前（工事の予約が混み合う時期は特に早めに）
必要な確認事項	移転先での回線種別・速度の確認、開通工事日の予約、旧オフィスの解約手続き

インターネット回線の開通工事は予約が混み合うことがあり、希望の日程に間に合わない場合もあります。

このため、業務開始日に間に合うよう、余裕をもって申し込むことが重要です。

電気・ガス・水道の利用停止および開始の手続き

項目	内容
手続き先	各電力会社・ガス会社・水道局
対応時期	移転の1ヵ月前を目安に申し込み
必要な確認事項	旧オフィスの利用停止日・新オフィスの利用開始日、契約名義・契約プランの変更

電気・ガス・水道は生活インフラであり、開始が遅れると業務に支障をきたします。

特にガスは開栓立会いが必要なケースもあるため、スケジュールに余裕をもって対応しましょう。

郵便・金融・各種サービスの手続き

続いて、郵便・金融・各種サービスの手続きについて解説します。

転送届（転居届）

項目	内容
手続き先	日本郵便（郵便局）
対応時期	移転前〜移転後1ヵ月以内を目安
必要な確認事項	転送期間（最長1年）、法人名義での手続き方法

郵便物の転送届を提出することで、旧住所宛の郵便物が新住所へ自動的に転送されます。

ただし転送期間は最長1年であるため、並行して取引先への住所変更通知も進めましょう。

各種銀行・クレジットカード会社への住所変更手続き

項目	内容
手続き先	取引銀行・クレジットカード会社・リース会社など
対応時期	移転後速やかに（移転後2週間以内を目安）
必要な確認事項	各社所定の変更手続き方法（窓口・郵送・オンライン）、登記事項証明書の要否

口座名義住所が旧住所のままだと、通知物の未達や各種手続きの遅延が発生します。

このため、取引のある金融機関・カード会社をリストアップして、順次住所変更の対応をしましょう。

加入している火災保険・賠償責任保険などの契約内容の変更

項目	内容
手続き先	加入中の保険会社・代理店
対応時期	移転前（新オフィス入居前に変更を完了させる）
必要な確認事項	保険の対象物件・所在地の変更、保険料の再計算、補償内容の見直し

保険の住所変更を怠ると、万一の際に補償が受けられないリスクがあります。

また、新オフィスの入居に合わせて、補償内容も現状に即したものへ見直すよい機会です。

取引先・社外への移転周知と挨拶状の送付

移転が決まったら、取引先・顧客・関係者に向けて移転挨拶状（移転通知）を送付します。

一般的には移転の1〜2ヵ月前を目安に発送し、新住所・新電話番号・移転日・アクセス方法を明記します。

なお、郵送のほか、メール・FAXなど先方の連絡方法に合わせた手段を選びましょう。

自社媒体・制作物の住所変更

ホームページ・SNS公式アカウント・Googleビジネスプロフィール・名刺・封筒・会社案内・請求書テンプレートなど、住所が記載されている媒体・制作物を更新します。

特にホームページやGoogleビジネスプロフィールは顧客が住所を確認する際に参照するため、移転日当日または前日までに更新するようにしましょう。

オフィス移転の成功事例3選｜実際の現場をご紹介

ここでは、弊社がこれまで手がけたオフィス・事務所移転の事例を3つご紹介します。

移転の目的や規模はさまざまですが、いずれも「移転してよかった」と感じていただけるオフィス空間を実現しました。

インテリアや空間づくりのヒントとしても、ぜひ参考にしてください。

【事例1】木のぬくもりと緑で彩る、社員がくつろげるナチュラルオフィスへの移転

一つ目は、木目調のウッドパネルを壁面に採用し、グリーンのソファとカフェ風のボックス席を設けた事例です。

社員がリラックスして会話や軽作業のできるコミュニケーションスペースを実現しました。

また、植栽を組み込んだパーテーションは、空間の仕切りとしての機能を持ちながら、自然のぬくもりをオフィス全体に演出しています。

奥には開放感あふれるガラス張りの会議室も設け、メリハリのある空間構成に仕上げました。

【事例2】働き方に合わせて使い分けられる、多彩なコミュニケーションスペースへの移転

二つ目は、移転にあわせて、社員の多様な働き方に対応したフレキシブルなコミュニケーションエリアを新設した事例です。

集中して作業したい社員向けのハイバックソファ個席、グループでの打ち合わせに使えるソファ＆テーブル席などを一室に集約しています。

また、豊富な植栽をゾーン間のパーテーション代わりに配置することで、開放感を保ちながら適度なプライバシーも確保しています。

大きな窓から差し込む自然光が空間全体を明るく包み、社員が自然と集まりたくなるオフィスを実現しました。

【事例3】フリーアドレス×集中個席で生産性を高めるオフィスへの移転

最後は、フリーアドレスを導入し、個人ロッカーを完備したコンパクトで機能的なオフィスの事例です。

PCモニターを備えた執務カウンターの隣には、グレーとテラコッタカラーのハイバックソファ個席を配置し、集中作業や1on1ミーティングにも対応できる環境を実現しています。

また、奥のテーブルエリアはチームでの打ち合わせやランチスペースとしても活用が可能です。

アンバー色のペンダントライトと木目天井が温かみを添え、モダンでありながら居心地のよい空間に仕上がっています。

まとめ

オフィス・事務所の移転は、計画策定から各種手続き・引越し・事後フォローまで多くのタスクが連動する一大プロジェクトです。

本記事でご紹介したSTEPとチェックリスト・手続き一覧を活用することで、移転を進めやすくなります。

また、移転を機にオフィス環境を一新し、社員が快適に働けるインテリアを整えることも、生産性の向上や採用の強化に貢献します。

オフィスインテリアでは、企画から施工、設計、デザインまで一貫してサービスをご提供しています。

このため、想定されるトラブルを未然に防ぐとともに、工事に関する細かなご要望や急なご相談にも、迅速かつ的確に対応することができます。ぜひ一度お問い合わせください。